home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ShareWare OnLine 2 / ShareWare OnLine Volume 2 (CMS Software)(1993).iso / finance / scbatr20.zip / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-02-22  |  93KB  |  2,401 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.                                                TM
  18.                                S C B A T R A K
  19.  
  20.  
  21.                      I N S T R U C T I O N    M A N U A L
  22.  
  23.  
  24.                                 Version: 2.01
  25.  
  26.                                 Feb. 22, 1993
  27.  
  28.  
  29.  
  30.              Copyright 1993  Raymond A.J. Pesek  All Rights Reserved
  31.  
  32.  
  33.  
  34.          This program is produced by a member of the Association of
  35.          Shareware Professionals (ASP). ASP wants to make sure that
  36.          the shareware principle works for you. If you are unable to
  37.          resolve a shareware-related problem with an ASP member by
  38.          contacting the member directly, ASP may be able to help.
  39.  
  40.          The ASP Ombudsman can help you resolve a dispute or problem
  41.          with an ASP member, but does not provide technical support for
  42.          members' products. Please write to the ASP Ombudsman at:
  43.          545 Grover Road, Muskegon, MI 49442 or send a CompuServe
  44.          message via CompuServe mail to ASP Ombudsman 70007,3536.
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.          Written by:
  51.  
  52.          Raymond A.J. Pesek
  53.          4706 Cottonwood Lane
  54.          Brunswick, Ohio 44212-2412
  55.  
  56.          CompuServe Mail: 72270,650
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.                              TABLE OF CONTENTS
  64.                            ----------------------
  65.  
  66.  
  67.          End User License And Warranty Disclaimer Agreement ... Page  1
  68.  
  69.          Equipment Requirements ............................... Page  2
  70.  
  71.          Installation ......................................... Page  3
  72.  
  73.          Introduction ......................................... Page  4
  74.  
  75.          General Information Applicable To The Entire Program . Page  5
  76.  
  77.          Dialog Boxes ......................................... Page  5
  78.  
  79.          Field Characteristics ................................ Page  5
  80.  
  81.          General Screen Navigation ............................ Page  6
  82.  
  83.          Using The Pick Lists ................................. Page  8
  84.  
  85.          General Menu Operation ............................... Page  9
  86.  
  87.          Air Bottle / Back Pack / Mask / PASS Unit
  88.          Menu Layouts ......................................... Page 10
  89.  
  90.          Field Descriptions (alphabetical) .................... Page 12
  91.  
  92.          Explanation Of Main Menu Selections .................. Page 22
  93.  
  94.          Fill Log Instructions ................................ Page 25
  95.  
  96.          Air Bottle Report Descriptions and Instructions ...... Page 28
  97.  
  98.          PASS Unit Report Descriptions and Instructions ....... Page 31
  99.  
  100.          Back Pack Report Descriptions and Instructions ....... Page 32
  101.  
  102.          SCBA Mask Report Descriptions and Instructions ....... Page 34
  103.  
  104.          Miscellaneous Information ............................ Page 37
  105.  
  106.          Error Handling ....................................... Page 37
  107.  
  108.          Registration ......................................... Page 38
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.                          END USER LICENSE AGREEMENT:
  124.                          ---------------------------
  125.          Raymond A.J. Pesek will be referred to as LICENSOR. You or your
  126.          organization will be referred to as the LICENSEE. The SCBATRAK
  127.          computer program will be referred to as the SOFTWARE.
  128.  
  129.  
  130.          This SOFTWARE remains my property. Users of the unregistered
  131.          version are granted a thirty (30) day license for evaluation
  132.          purposes only. Registered users are granted a license to USE the
  133.          SOFTWARE for perpetuity on only one computer at a time, although
  134.          the SOFTWARE may be INSTALLED on as many computers as needed.
  135.  
  136.  
  137.                             WARRANTY DISCLAIMER:
  138.                             -------------------
  139.          LICENSOR HEREBY DISCLAIMS ALL WARRANTIES RELATING TO THIS
  140.          SOFTWARE, WHETHER EXPRESS OR IMPLIED, INCLUDING WITHOUT
  141.          LIMITATION ANY IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY OR
  142.          FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE. LICENSOR WILL NOT BE
  143.          LIABLE FOR ANY SPECIAL, INCIDENTAL, CONSEQUENTIAL, INDIRECT
  144.          OR SIMILAR DAMAGES DUE TO LOSS OF DATA OR FOR ANY OTHER
  145.          REASON, EVEN IF LICENSOR OR AN AGENT OF LICENSOR HAS BEEN
  146.          ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES. IN NO EVENT
  147.          SHALL LICENSORS LIABILITY FOR ANY DAMAGES EVER EXCEED THE
  148.          PRICE PAID FOR THE LICENSE TO USE THE SOFTWARE, REGARDLESS
  149.          OF THE CLAIM. THE PERSON USING THE SOFTWARE BEARS ALL RISK
  150.          AS TO THE QUALITY AND PERFORMANCE OF THE SOFTWARE. IF THE
  151.          DISCLAIMER OF IMPLIED WARRANTIES IS NOT PERMITTED BY APPLICABLE
  152.          LAW, WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR
  153.          PURPOSE, ARE HEREBY LIMITED IN DURATION TO THIRTY (30) DAYS
  154.          FROM THE DATE YOU RECEIVED DELIVERY.
  155.  
  156.                    THIS SOFTWARE IS OFFERED "AS IS" ONLY !
  157.  
  158.          Some states do not allow the exclusion or the limitation of
  159.          liability for consequential or incidental damages, so the
  160.          above limitations may not apply to you.
  161.  
  162.          This agreement shall be governed by the laws of The State of
  163.          Ohio and shall inure to the benefit of Raymond A.J. Pesek and
  164.          any successors, administrators, heirs, and assigns. Any action
  165.          or proceeding brought by either party against the other arising
  166.          out of or related to this agreement shall be brought only in a
  167.          STATE or FEDERAL COURT of competent jurisdiction located in
  168.          Medina County or Summit County, Ohio. The parties hereby
  169.          consent to in personam jurisdiction of said courts. If any
  170.          provision of this agreement is held void or unenforceable, the
  171.          remainder shall remain valid and enforceable according to its'
  172.          terms. This agreement can only be modified by mutual agreement
  173.          between the LICENSEE and the LICENSOR in writing.
  174.  
  175.          YOUR USE OF THIS SOFTWARE CONSTITUTES YOUR ACCEPTANCE OF
  176.          THESE TERMS.
  177.                                                           
  178.                                  Page 1
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.                         EQUIPMENT REQUIREMENTS
  185.                         ----------------------
  186.  
  187.          This program will run on any IBM-compatible computer with at
  188.          least one 1.2M or 1.44M high-density floppy drive. A hard
  189.          drive is not required, but highly recommended. The program
  190.          makes use of temporary files during its' operation, and
  191.          running it from a floppy disk will produce very slow operation.
  192.          A color monitor is also recommended, but not required.
  193.  
  194.  
  195.  
  196.                             INSTALLATION
  197.                             ------------
  198.  
  199.          An automatic installation program is provided. Switch to the
  200.          floppy drive where the SCBATRAK disk is inserted, type INSTALL
  201.          and press Enter  (INSTALL /M if you do not have a color monitor).
  202.          If you have absolutely no idea what the instructions on the
  203.          screen are telling you, just keep pressing the Enter key or
  204.          answering Y to the questions and the program will be installed.
  205.          To run the program, change to the directory where SCBATRAK is
  206.          installed, type  SCBATRAK at the DOS prompt and press Enter.
  207.  
  208.          If you are a REGISTERED user of my program SCBABOTL, you can use
  209.          your current data files with SCBATRAK. You have two options:
  210.  
  211.          1. Change the installation program default directory from
  212.             \SCBATRAK to the one used by SCBABOTL, or ;
  213.  
  214.          2. Install the program into the new directory and then manually
  215.             copy the following data files from the SCBABOTL directory
  216.             to the new SCBATRAK directory:
  217.  
  218.          DEPTNAME.DAT    SCBABOTL.DBF    SCBABOTL.DBT    FILL_LOG.DBF
  219.  
  220.          If you are using SCBABOTL version 1.3 or later, also copy these
  221.          two files:      PASSUNIT.DBF    PASSUNIT.DBT
  222.  
  223.          When SCBATRAK starts for the first time, it will detect the
  224.          presence of the SCBABOTL-style data files. You will be asked
  225.          if you want the data files converted. If you have already
  226.          copied the SCBABOTL data files to a floppy disk for backup
  227.          purposes, just follow the directions on the screen. If you
  228.          elect to proceed with the conversion and have not backed up the
  229.          files, you run the risk of losing all of your data if the
  230.          conversion should be interrupted by a power failure, etc.
  231.  
  232.          If you are an unregistered user of SCBABOTL, the files will NOT
  233.          be converted and you'll have to manually reenter all of your data
  234.          (or register).
  235.  
  236.          IBM is a registered trademark of IBM Corporation
  237.  
  238.                                  Page 2
  239.  
  240.  
  241.  
  242.  
  243.          Each time the program starts up, it tests for the existence
  244.          of the required data files. If they cannot be found in the
  245.          current directory, the program will automatically create new
  246.          ones. These data files are:
  247.  
  248.          1.  SCBABOTL.DBF    the air bottle inventory file
  249.          2.  SCBABOTL.DBT    the "maintenance notes" file for the air
  250.                              bottle inventory
  251.          3.  FILL_LOG.DBF    the fill log file
  252.          4.  SCBATRAK.DAT    the file which holds the "F" key programming
  253.                              and other program configuration information
  254.          5.  PASSUNIT.DBF    the PASS unit inventory file
  255.          6.  PASSUNIT.DBT    the "maintenance notes" file for the PASS
  256.                              units
  257.          7.  SCBAMASK.DBF    the mask inventory file
  258.          8.  SCBAMASK.DBT    the "maintenance notes" file for the mask
  259.                              inventory
  260.          9.  BACKPACK.DBF    the back pack inventory file
  261.          10. BACKPACK.DBT    the "maintenance notes" file for the back
  262.                              pack inventory
  263.          11. NAMELIST.DAT    the file that holds the list of names used
  264.                              to speed up entries of apparatus designations
  265.  
  266.  
  267.          When the program starts for the first time, "index" files are
  268.          created. These file names have an extension of .NTX and are
  269.          used to keep track of where the information in each (.DBF) file
  270.          is stored, for quicker access.
  271.  
  272.          These index files are critical. If the program should terminate
  273.          "abnormally", as in a power failure or a Ctrl-Alt-Del, the
  274.          program will automatically create new index files the next time
  275.          it is used. If one or more of the index files are accidentally
  276.          or deliberately deleted, new ones will be created the next time
  277.          the program is used. If the program is acting weird, like it
  278.          can't find an item you "know" is entered, one of the index files
  279.          may have been damaged. Simply delete all of the files with an
  280.          extension of  .NTX  and restart the program.
  281.  
  282.          
  283.          If you copy the (*.D*) data files via DOS to another computer,
  284.          you must also copy the (*.NTX) files. If you forget to do so,
  285.          simply delete all the (*.NTX) files and the program will
  286.          recreate them the next time the program is used. If you copy
  287.          the files using the SCBATRAK main menu Copy and Restore
  288.          selections, this is handled automatically.
  289.  
  290.  
  291.          Because of the temporary files used in this program, your
  292.          CONFIG.SYS file should have a  FILES=xx  statement, where the
  293.          xx is replaced by a number of 20 or higher, or the program may
  294.          not run. The installation program can check this for you.
  295.  
  296.  
  297.  
  298.                                  Page 3
  299.  
  300.  
  301.  
  302.  
  303.                                INTRODUCTION
  304.                                ------------
  305.  
  306.          This program was written to allow easy record keeping of your
  307.          Self Contained Breathing Apparatus and PASS units.
  308.  
  309.          It is comprised of five distinct modules, one for keeping track
  310.          of air bottles you own, one for keeping records of all bottles
  311.          you fill, whether for your organization or for someone else,
  312.          one for keeping track of your PASS units, one for keeping track
  313.          of your SCBA masks, and one for keeping track of your back
  314.          packs. Because most departments have more than one mask per
  315.          back pack (either spares or masks assigned to individuals) I
  316.          have broken the masks away from the back packs for record keeping.
  317.  
  318.          Information you enter in the "fill log" relating to when one of
  319.          your air bottles was filled and where the bottle is physically
  320.          located will be transferred automatically into your air bottle
  321.          inventory file to keep your records up to date.
  322.  
  323.          Air bottle hydrostatic test dates, fill dates, and ultimate life
  324.          dates (if applicable) are tracked to help assure your bottles
  325.          are safe to use.
  326.  
  327.          Masks and back packs are assigned a "certification date" used
  328.          to keep track of repetitive maintenance requirements, such as
  329.          bench or flow tests. A "visual inspection" date can also be
  330.          used to track the routine checks of the equipment. Visual
  331.          inspections are normally accomplished at the beginning of
  332.          each shift on full-time departments, but may not be done for
  333.          as long as a month on part-time or volunteer departments.
  334.  
  335.          PASS units are tracked to assure their batteries are not older
  336.          than a user-specified age. Generally, PASS unit batteries are
  337.          changed every twelve months, but you can set any interval you
  338.          need. Functional tests are normally accomplished at the
  339.          beginning of each shift on full-time departments, but may not
  340.          be done for as long as a month on part-time or volunteer
  341.          departments.
  342.  
  343.  
  344.  
  345.  
  346.  
  347.  
  348.  
  349.  
  350.  
  351.  
  352.  
  353.  
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358.                                  Page 4
  359.  
  360.  
  361.  
  362.  
  363.                GENERAL INFORMATION APPLICABLE TO THE ENTIRE PROGRAM
  364.                ====================================================
  365.  
  366.          THIS SECTION IS IMPORTANT ! If you don't read anything
  367.          else, read the next few sections.
  368.  
  369.  
  370.                               DIALOG BOXES
  371.                               ------------
  372.  
  373.          Dialog boxes are simply pop-up boxes that ask you to either
  374.          enter information or make a selection from those presented in
  375.          the box. Pressing the Esc key will cancel the box. If you are
  376.          asked to make a selection from those presented, you can do so
  377.          by using the "left arrow" and "right arrow" keys to position
  378.          the cursor bar over the desired item  and pressing Enter, or
  379.          by tapping the first letter of the desired item.
  380.  
  381.  
  382.                          FIELD CHARACTERISTICS
  383.                          ---------------------
  384.  
  385.          The collection of information relating to a particular item is
  386.          known as a "record."  Example: If you have two hundred bottles
  387.          in your inventory, you have two hundred records, one per bottle.
  388.          Data is entered into a record by a "fill in the blanks" method.
  389.          These "blanks" are known as "fields."  The fields share certain
  390.          behavior characteristics.
  391.  
  392.          If the field allows you to enter both upper case (capitalized)
  393.          and lower case (uncapitalized) letters, the extreme left-hand
  394.          character is automatically capitalized for you. You do not
  395.          have to hold down the "shift" key. An example of this type
  396.          of field is the "Manufacturer:" field.
  397.  
  398.          If a field requires all of the characters to be capitalized,
  399.          there is no way you can force it to accept uncapitalized
  400.          characters. An example of this type of field is the
  401.          "Serial Number:" field.
  402.  
  403.          If a field is generally required to be all numbers, it may or
  404.          may not allow you to enter letters. If it does, the cursor
  405.          will not leave the field until all of the characters are
  406.          of the proper type. An example of this type of field is the
  407.          "Duration In Minutes:" field in the air bottle inventory.
  408.          This field will either accept numbers (e.g.  60  for a sixty
  409.          minute duration bottle) or the letters  N/A  to indicate a
  410.          cascade or bank bottle. If you try to enter an invalid
  411.          sequence, like  6/0 , the characters will display on the
  412.          screen, but the cursor will not advance to the next field
  413.          until you correctly enter the duration.
  414.  
  415.  
  416.  
  417.  
  418.                                  Page 5
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.          A very few fields are "required entry" fields. This means you
  425.          cannot leave these fields blank. An example of one of these is
  426.          the "Last Filled:" date field in the fill log. Obviously, if
  427.          you are logging the filling of bottles, you cannot leave the
  428.          date that you filled it blank. 
  429.  
  430.          If the cursor will not leave a field, it's because you have
  431.          tried to leave a "required entry" field blank or because you
  432.          have entered obviously incorrect data, like a date of 14/31/92.
  433.          All dates are entered in a MM/DD/YY format or a MM/YY format.
  434.          Since there are only twelve months, the example shown is
  435.          obviously incorrect.
  436.  
  437.          If you change the extreme left-hand character of a field that
  438.          already has data entered in it, the rest of the field will be
  439.          erased. Example: if you want to erase the "Manufacturer:"
  440.          field, you would move the cursor to the beginning of that
  441.          field and tap the space bar. All of the previously entered
  442.          characters in the field will be immediately erased. If you are
  443.          just correcting a typo that is not the extreme left hand
  444.          character, no other characters will be affected. If you have
  445.          inadvertently changed the data in a field, you can press the
  446.          Esc key WHILE THE CURSOR IS STILL IN THAT FIELD and the old data
  447.          will be restored. If you have moved the cursor out of that field,
  448.          you will have to go back and reenter all of the previous data.
  449.          Note: Pressing the Esc key, while restoring the previous data,
  450.          will also take you back to the menu.
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.                          GENERAL SCREEN NAVIGATION
  458.                          -------------------------
  459.  
  460.          The little blinking line or box is known as a "cursor." It
  461.          shows you where the characters you type will appear on the
  462.          screen. The cursor has two modes (shapes): a "single underline"
  463.          known as "overstrike mode" and a "small box" known as "insert
  464.          mode." The cursor mode is changed by pressing the key labeled
  465.          "Insert" or "Ins."  When the cursor is in the "overstrike" mode,
  466.          any characters you type will replace the one currently above the
  467.          cursor. When the cursor is in the "insert" mode, the characters
  468.          you type will be "inserted" just before the character that the
  469.          cursor is on, with the characters to the right of the new
  470.          character being shoved to the right one position. Try it,
  471.          you'll see what I mean.
  472.  
  473.  
  474.  
  475.  
  476.  
  477.  
  478.                                  Page 6
  479.  
  480.  
  481.  
  482.  
  483.  
  484.          To move the cursor around the screen, you use the "up" and
  485.          "down" arrow keys. The "up arrow" will take you backwards to
  486.          the previous item while the "down arrow" will take you to the
  487.          next item. This holds true even if the next or previous item
  488.          is on the same line. You cannot use the "left/right" arrow
  489.          keys to move around the screen.
  490.  
  491.          When adding NEW records into an inventory, pressing the PgUp
  492.          or PgDn keys will take you from any item on the data entry
  493.          screen back to the menu. Pressing the Esc key will do the
  494.          same BUT if you have entered new information into a particular
  495.          field, and the cursor is still in that field, pressing the Esc
  496.          key will cause the new information to be erased and the old
  497.          information restored (if any), before it returns you to the
  498.          menu you started the entries from.
  499.  
  500.          When browsing EXISTING records, the PgUp key will take you
  501.          "backwards" in the inventory to the previous record. The PgDn
  502.          key will take you "forward" to the next record. Pressing the
  503.          Esc key will return you to the menu you started the browse from.
  504.  
  505.          If you have either added a new record or changed the
  506.          information in an existing record, a dialog box will appear as
  507.          you leave the record. The dialog box will ask you if you want
  508.          to print a new maintenance history report for the record you
  509.          just added or changed. Tapping the  Y  key or the Enter key
  510.          will print the report; tapping the PgUp, PgDn, or Esc keys will
  511.          skip the printing.
  512.  
  513.  
  514.          The program has been written to minimize the number of times
  515.          the Enter key needs to be hit. If an entry accepts a certain
  516.          number of characters and you type that many characters, the
  517.          cursor automatically advances to the next item.
  518.  
  519.          Example: the WORKING PRESSURE entry accepts four digits. When
  520.          you type the fourth digit the cursor moves to the next item. If
  521.          you type less than four digits, you must press the Enter key to
  522.          continue with the entries.
  523.  
  524.          When viewing the listings of different items, you can press the
  525.          Ctrl+PgUp key combination to be taken to the top of the list, or
  526.          the Ctrl+PgDn key combination to go to the bottom of the list.
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.  
  534.  
  535.  
  536.  
  537.  
  538.                                  Page 7
  539.  
  540.  
  541.  
  542.  
  543.  
  544.                           USING THE PICK LISTS
  545.                           --------------------
  546.  
  547.          SCBATRAK also makes use of "pick lists" to ease data entry.
  548.          A pick list operates like a menu. When the cursor enters a
  549.          blank field, a pick list will appear, giving you different
  550.          selections to choose from. If you like one of the selections,
  551.          move the cursor bar over the desired one using the "up arrow"
  552.          and/or "down arrow" keys, and press Enter.
  553.  
  554.          Optionally, you can just tap the first letter of the selection
  555.          you want and the cursor bar will be positioned there
  556.          automatically. Example: Items on the pick lists are shown
  557.          alphabetically. You want the name  Truck-7 . Instead of
  558.          repeatedly tapping the "down arrow" key or using the "PgDn" key
  559.          to get to the bottom of the list, you could just tap the  T  key.
  560.          The cursor bar will jump to the first item beginning with the
  561.          letter  T  . Repeatedly tapping the  T  key will cycle the cursor
  562.          bar among all items starting with the letter  T  . When the
  563.          cursor bar is on the item you want, press the Enter key and the
  564.          data will be entered into the field for you.
  565.  
  566.          Pick lists are used in three places: When entering mask sizes
  567.          into the mask inventory, when entering "air bottle types" into
  568.          the air bottle inventory, and when entering the apparatus
  569.          designation or personnel names into the "Last Known To Be On:"
  570.          or the "Assigned To:" fields.
  571.  
  572.          All sections of the program have a "Last Known To Be On:" or an
  573.          "Assigned To:" field. Both are used to record the last known
  574.          location (either on a truck or assigned to an individual) of the
  575.          particular item. This pick list is not pre-programmed, but
  576.          adds new selections as you enter them into the program.
  577.  
  578.          The list of names used in the "Last Known To Be On:" and
  579.          "Assigned To:" fields are stored in a file named "NAMELIST.DAT."
  580.          If this file is not present in the current directory when
  581.          SCBATRAK first starts up, the air bottle inventory will be
  582.          scanned and a new pick list generated from the air bottle
  583.          records. Only the air bottle inventory is scanned since you
  584.          shouldn't have a back pack where there isn't also a bottle.
  585.  
  586.          SCBABOTL USERS NOTE - SCBABOTL did not allow lower case entries
  587.          at all. If you like to see lower case entries in the pick list,
  588.          you must go back into each record and manually change each
  589.          field. Then quit the program and erase the file NAMELIST.DAT.
  590.          When you restart the program next time, the air bottle inventory
  591.          will be scanned and a new pick list with mixed case names will
  592.          be made. Use this same procedure if you have different
  593.          variations of the same name that you want eliminated from the
  594.          pick list.
  595.  
  596.  
  597.  
  598.                                  Page 8
  599.  
  600.  
  601.  
  602.  
  603.  
  604.                          GENERAL MENU OPERATION
  605.                          ----------------------
  606.  
  607.          To make a selection from a menu, use the "up arrow" or "down
  608.          arrow" keys to move the cursor bar over the desired item and
  609.          press Enter. Optionally, you can just type the very first
  610.          letter of the desired item and the selection will be made for
  611.          you. Example: You want the "Erase selected items from the
  612.          data files" item from the main menu. You could either tap the
  613.          cursor arrow key until this selection was highlighted and
  614.          then press Enter, or you could simply tap the  E  key. If
  615.          there is more than one item on a given menu beginning with the
  616.          same letter, you can only select the first item this way. The
  617.          second item can only be selected by manually moving the cursor
  618.          bar with the arrow keys and then pressing Enter.
  619.  
  620.          Since all of the module menus are pretty much identical, you
  621.          can use some shortcuts. Example: You want to add new bottles
  622.          into the fill log. You start the program and from the main menu
  623.          you tap the  F  key to get to the fill log menu. From the fill
  624.          log menu, you tap the  A  key to add new entries. With just two
  625.          keystrokes, you're ready to get to work. If you were adding new
  626.          PASS units, from the main menu you would tap the  P  key to get
  627.          into the PASS unit module. From the PASS unit menu you would
  628.          tap the  A  key to add new PASS units into the inventory.
  629.  
  630.          Pressing the Esc key from a menu will take you back to the menu
  631.          you just came from. If you are at the main menu and press the
  632.          Esc key, a dialog up box will ask if you want to quit the
  633.          program. Press the Esc key, the Enter key or the Y key to quit
  634.          the program. Pressing the N key or moving the cursor bar over
  635.          the NO block and then pressing Enter will cancel the program
  636.          termination.
  637.  
  638.          Also available from all menus and most places in the program is
  639.          a "fast quit" option. Instead of hitting the Esc key or the  Q
  640.          key repeatedly to quit the program, you can use the Alt+X key
  641.          combination. This will save all of your data and immediately
  642.          quit the program. If this function does not work, it's because
  643.          you are in a part of the program where it isn't safe to use it.
  644.  
  645.  
  646.  
  647.  
  648.  
  649.  
  650.  
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.                                  Page 9
  659.  
  660.  
  661.          
  662.  
  663.              AIR BOTTLE / BACK PACK / MASK / PASS UNIT MENU LAYOUTS
  664.              ======================================================
  665.  
  666.          The menu layout for the air bottles, back packs, PASS units,
  667.          and SCBA mask modules are the same. The menu layout for the
  668.          fill log will be described under the section FILL LOG
  669.          INSTRUCTIONS.
  670.  
  671.  
  672.          REPORTS
  673.          -------
  674.  
  675.          This menu selection takes you to a new menu where the various
  676.          reporting functions are available. The reports particular to
  677.          each module will be described later.
  678.  
  679.  
  680.          ADD NEW (whatever) TO THE INVENTORY
  681.          -----------------------------------
  682.  
  683.          This menu selection allows you to enter new data into each
  684.          inventory. Each entry MUST have a SERIAL NUMBER and/or an I.D.
  685.          NUMBER entry or the entry will be cancelled. See the later
  686.          section titled FIELD DESCRIPTIONS on how to use each field.
  687.  
  688.          After entering a new item, a dialog box will appear asking if
  689.          you want the maintenance history report printed. These
  690.          maintenance reports are normally kept in a notebook where
  691.          changes can be written in by hand, with the SCBATRAK program
  692.          being updated at a later time.
  693.  
  694.                             
  695.          BROWSE/EDIT ALL (whatever) INVENTORY RECORDS
  696.          --------------------------------------------
  697.  
  698.          This selection allows you to look through each inventory item
  699.          by item. Pressing the Esc key will return you to the menu. Use
  700.          the PgUp, PgDn, and arrow keys to scroll through the list to
  701.          find the item you are looking for. You can also use the key
  702.          combination Ctrl+PgUp to jump to the very top of the list or the
  703.          key combination Ctrl+PgDn to jump to the very bottom of the list.
  704.  
  705.          Pressing the Enter key will bring up all the details on that
  706.          item. Select any line to edit using the up/down arrow keys.
  707.          The LINES OF NOTES: field will be blank if no notes have been
  708.          entered. Press the F2 key to enter or review any maintenance
  709.          notes. If you want to examine other items, you can use the PgUp
  710.          and PgDn keys to browse the rest of the inventory from where
  711.          you started. Pressing the Esc key will return you to the menu
  712.          where the browse was started.
  713.  
  714.          Upon leaving a record, if you have added or changed existing
  715.          information, you will be given a dialog box with the option of
  716.          printing a new maintenance history report.
  717.          
  718.                                  Page 10
  719.  
  720.  
  721.  
  722.  
  723.  
  724.          SEARCH FOR/EDIT A (whatever) INVENTORY ENTRY BY SERIAL NO. OR
  725.          I.D. NO.
  726.          --------------------------------------------------------------
  727.  
  728.          This selection allows you to type in any portion of the SERIAL
  729.          NUMBER or I.D. NUMBER and the program will search for that
  730.          sequence of characters. If more than one match is found, a list
  731.          of all items matching the search criteria will be displayed.
  732.          Use the "up arrow", "down arrow", or the "PgUp" and "PgDn" keys
  733.          to highlight the item you want from the list, and press Enter.
  734.          If you type in the entire serial or ID number, the search is
  735.          several times faster than if you only type part of the number.
  736.  
  737.  
  738.  
  739.          QUIT BACK TO THE MAIN MENU
  740.          --------------------------
  741.  
  742.          This selection, or the Esc key, will take you back to the main
  743.          menu.
  744.  
  745.  
  746.  
  747.          PROGRAM DIFFERENT BOTTLE TYPES TO THE PICK LIST
  748.          -----------------------------------------------
  749.  
  750.          This selection only appears on the air bottle menu. It allows
  751.          you to customize the different bottle types that will appear in
  752.          the BOTTLE TYPE pick list. Right now, there are only three
  753.          different hydro test intervals; 3, 5, and 10 years. Only
  754.          composite bottles have an "ultimate life", which is fifteen
  755.          years. Because new technologies will undoubtedly appear that
  756.          will change these figures, I have made the pick list
  757.          programmable (so I didn't have to write a change to the program
  758.          and so you didn't have to upgrade). The "Bottle Type:" field is
  759.          just to describe the construction of the bottle. The "Hydro
  760.          Test Interval In Years:" field allows you to enter in any number
  761.          (up to twenty years) for the particular bottle type.
  762.  
  763.          The "Ultimate Life In Years:" field allows you to specify if a
  764.          bottle must be condemned after a specified period. I understand
  765.          the IAFC has petitioned the D.O.T. to remove the current fifteen
  766.          year life restriction on composite bottles, but I also understand
  767.          that at least one manufacturer is planning on introducing a "no
  768.          hydro-ten year life" bottle. Anyway you look at it, you should
  769.          be covered for all of the forthcoming changes.
  770.             
  771.  
  772.  
  773.  
  774.  
  775.  
  776.  
  777.  
  778.                                  Page 11
  779.  
  780.  
  781.  
  782.  
  783.  
  784.                            FIELD DESCRIPTIONS
  785.                            ==================
  786.  
  787.          This section describes each of the fields used throughout the
  788.          program and how they are used. Not all fields are used in all
  789.          sections. The fields are listed here alphabetically. Some of
  790.          the fields may have a module name before it, which is not
  791.          shown. Example: the actual field may be MASK SERIAL NUMBER, but
  792.          it is shown here under just SERIAL NUMBER.
  793.  
  794.  
  795.  
  796.          ASSIGNED TO
  797.          -----------
  798.  
  799.          This field is identical in function to the "Last Known To Be
  800.          On" field, but is used in the PASS unit and Mask modules to
  801.          differentiate that these items could be assigned to an
  802.          individual as well as to a truck. This field uses the same
  803.          pick list to aid in entry, and you can still enter names
  804.          manually, if necessary. If there are more names in the pick
  805.          list than can be displayed at one time, two small vertical
  806.          arrows will appear along the left border of the pick list to
  807.          notify you of this condition.
  808.  
  809.          If you want to enter a name not on the pick list, press the Esc
  810.          key to remove the pick list, and type the new name into the
  811.          field. Manually entered names will NOT be added to the pick
  812.          list. Since masks and PASS units are commonly assigned to
  813.          individuals, I did not want personnel names or badge numbers
  814.          cluttering up the pick list needlessly.
  815.  
  816.          The ASSIGNED TO entry has another purpose. It can be used to
  817.          exclude an item from the "needs some kind of attention" series
  818.          of reports. If you have a missing PASS unit, for example,
  819.          simply enter the phrase  *Missing  in this field. If the very
  820.          first character is the "star" ( * ), that PASS unit will be
  821.          excluded from the "needs a new battery" report, while still
  822.          showing up on the inventory listing. This also works on the
  823.          mask inventory.
  824.  
  825.  
  826.  
  827.          BATTERY CHANGED BY
  828.          ------------------
  829.  
  830.          This field is used to record the initials or badge number of
  831.          the person changing a PASS unit battery. It is for reference
  832.          use only, and can be left blank if desired.
  833.  
  834.  
  835.  
  836.  
  837.  
  838.                                  Page 12
  839.  
  840.  
  841.  
  842.  
  843.  
  844.          BATTERY CHANGED EVERY (blank) MONTHS
  845.          ------------------------------------
  846.  
  847.          This field is used to calculate when a PASS unit is due for a
  848.          battery change. It is added to the LAST BATTERY CHANGE date to
  849.          come up with the due date.
  850.  
  851.  
  852.  
  853.          BOTTLE TYPE
  854.          -----------
  855.  
  856.          This field uses a pick list. When the cursor enters a blank
  857.          field, you are given a choice of bottle types. The defaults
  858.          are:
  859.  
  860.          Composite    3 year hydro   15 year ultimate life
  861.          Aluminum     5 year hydro        no ultimate life
  862.          Steel        5 year hydro        no ultimate life
  863.          Steel       10 year hydro        no ultimate life
  864.          Other:
  865.  
  866.          If the bottle you are entering fits one of these categories,
  867.          move the cursor bar over the item and press Enter. If the
  868.          bottle does not fit one of the selections, position the cursor
  869.          bar over the "OTHER:" category and press Enter. You will now
  870.          enter the bottle type, hydro test interval in years, and
  871.          ultimate life in years, (if applicable). Leave the ultimate
  872.          life field blank if the bottle is not life-limited.
  873.  
  874.          The bottle type is displayed one of two ways:
  875.  
  876.          (type)  3/15       or;
  877.  
  878.          (type)  5 yr
  879.  
  880.          If the bottle has an ultimate life, the digit(s) before the
  881.          slash character are the hydro test interval in years, while
  882.          the digits after the slash character is the ultimate life in
  883.          years. If the bottle has an ultimate life, but you have not
  884.          entered an "Original Hydro Date," you will be prompted to do so.
  885.          Otherwise, the program cannot calculate the end-of-life date.
  886.  
  887.          If the bottle does not have an ultimate life, only the hydro
  888.          test interval is displayed.  (second example)
  889.  
  890.          If you need to change the information in this field, move the
  891.          cursor to the beginning of the field, tap the space bar to
  892.          blank out the bottle type (the numbers will remain in view) and
  893.          then tap the Enter key. The pick list will now appear.
  894.  
  895.  
  896.  
  897.  
  898.                                  Page 13
  899.  
  900.  
  901.  
  902.  
  903.  
  904.          CERTIFICATION BY
  905.          ----------------
  906.  
  907.          This field is used to record the name of the individual or
  908.          company performing the last mask or back pack certification. It
  909.          is for reference use only, and can be left blank if desired.
  910.  
  911.  
  912.  
  913.          CERTIFIED EVERY (blank) MONTHS
  914.          ------------------------------
  915.  
  916.          This field establishes the repetitive maintenance interval for
  917.          masks and back packs.
  918.  
  919.  
  920.  
  921.          DATE FILLED
  922.          -----------
  923.  
  924.          This field is used to record the date an air bottle was filled.
  925.          It is used to as an indicator as to whether you think a bottle
  926.          should be emptied and refilled before the next use.
  927.  
  928.  
  929.  
  930.          DATE OF ENTRY
  931.          -------------
  932.  
  933.          This field is used to record the date a particular entry was
  934.          made into the program. It is used as a cross check to assure
  935.          that items are being updated as necessary. It will automatically
  936.          use the date as reported from the computer's internal calendar,
  937.          but you can change it if necessary.
  938.  
  939.  
  940.  
  941.          DATE OUT OF SERVICE
  942.          -------------------
  943.  
  944.          This field is used only in the PASS unit inventory. It is used
  945.          to record when a PASS unit was taken out of service for
  946.          whatever reason. It is for reference use only, and can be left
  947.          blank if desired.
  948.  
  949.  
  950.  
  951.  
  952.  
  953.  
  954.  
  955.  
  956.  
  957.  
  958.                                  Page 14
  959.  
  960.  
  961.  
  962.  
  963.  
  964.          DURATION IN MINUTES
  965.          -------------------
  966.  
  967.          This field is used in the air bottle inventory to record the
  968.          anticipated duration of a bottle in minutes. It is used by the
  969.          program to exclude bottles from the "needs refilled" report if
  970.          the duration is less than 30. It helps you differentiate
  971.          between the different types of high pressure bottles when you
  972.          have to find one. If the duration is not applicable, as in
  973.          cascade or bank bottles, you can enter  N/A  in the field.
  974.  
  975.  
  976.  
  977.          ENTER NOTES (Y/N)
  978.          -----------------
  979.  
  980.          This field only appears when initially adding an item into an
  981.          inventory. If you answer Y for "yes", you will get a pop-up
  982.          window where you can enter maintenance notes or any other type
  983.          of information you desire. Just follow the directions on top of
  984.          the window. Pressing the F1 key from inside the window will
  985.          give you a list of editing keys you can use. These notes will
  986.          be shown on the maintenance history printouts.
  987.  
  988.  
  989.  
  990.          ENTRY BY
  991.          --------
  992.  
  993.          This field is used to record the initials or badge number of the
  994.          person making the actual computer entry. It is used in case a
  995.          question should arise about some of the entered information. The
  996.          entry is stored in "temporary memory" and will be displayed
  997.          automatically for other entries, to eliminate redundant typing.
  998.          It is for reference use only, and can be left blank if desired.
  999.  
  1000.  
  1001.  
  1002.          FILLED BY
  1003.          ---------
  1004.  
  1005.          This field is used to record the initials or badge number of
  1006.          the individual who filled the air bottle being entered. It is
  1007.          for reference use only, and can be left blank if desired.
  1008.  
  1009.  
  1010.  
  1011.  
  1012.  
  1013.  
  1014.  
  1015.  
  1016.  
  1017.  
  1018.                                  Page 15
  1019.  
  1020.  
  1021.  
  1022.  
  1023.  
  1024.          HYDRO TEST COST
  1025.          ---------------
  1026.  
  1027.          This field is used to record the cost of the last hydro test.
  1028.          It is used by the program in calculating an average cost for
  1029.          the budget report. It can be left blank.
  1030.  
  1031.  
  1032.  
  1033.          HYDRO TESTED BY
  1034.          ---------------
  1035.  
  1036.          This field is used to record the name of the individual or
  1037.          company performing the last hydrostatic test. It is for
  1038.          reference use only, and can be left blank if desired.
  1039.  
  1040.  
  1041.  
  1042.          I.D. NUMBER
  1043.          -----------
  1044.  
  1045.          This field allows you to enter an department assigned
  1046.          designator for each item. This could be a stick-on property
  1047.          tag or any other type of designator. It can be left blank if
  1048.          not used, as long as a Serial Number has been entered. Each
  1049.          item must have a Serial Number and/or an I.D. Number.
  1050.  
  1051.  
  1052.  
  1053.          LAST BATTERY CHANGE
  1054.          -------------------
  1055.  
  1056.          This field is used to record the date a PASS unit's battery was
  1057.          changed. It is used by the program to calculate when a battery
  1058.          change is due.
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062.          LAST CERTIFICATION
  1063.          ------------------
  1064.  
  1065.          This field is used only in the mask and back pack inventories.
  1066.          It is used by the program to calculate whether an item is
  1067.          coming due for a repetitive maintenance item, such as a flow
  1068.          test or bench test.
  1069.  
  1070.  
  1071.  
  1072.  
  1073.  
  1074.  
  1075.  
  1076.  
  1077.  
  1078.                                  Page 16
  1079.  
  1080.  
  1081.  
  1082.  
  1083.  
  1084.          LAST HYDRO TEST DATE
  1085.          --------------------
  1086.  
  1087.          This field is applicable to bottles only. It is entered in the
  1088.          standard MM/YY format. It allows tracking of bottles coming due
  1089.          for hydro testing.
  1090.  
  1091.  
  1092.  
  1093.          LAST KNOWN TO BE ON
  1094.          -------------------
  1095.  
  1096.          This field is used to record the last place where an item
  1097.          was located. It is used as an aid in locating an item that
  1098.          needs maintenance. This field uses a pick list that grows
  1099.          dynamically.
  1100.  
  1101.          Example: If you have added an air bottle, a back pack, or one
  1102.          of your bottles to the fill log, whatever you type into the
  1103.          "Last Known To Be On:" field will automatically be added to
  1104.          the pick list, if not already present. Let's say the first
  1105.          bottle was stored on Engine-1. When you make the next entry,
  1106.          a pick list will pop up with  Engine-1  listed. If you want
  1107.          to use  Engine-1 , just tap the Enter key. If you want something
  1108.          else, press the Esc key to remove the pick list, type  Engine-2
  1109.          (or whatever) into the field, and that name will be added to
  1110.          the pick list for use the next time. If there are more names
  1111.          in the pick list than can be displayed at one time, two small
  1112.          vertical arrows will appear along the left border of the pick
  1113.          list to notify you of this condition.
  1114.  
  1115.          Be aware that the pick list is very specific: It thinks
  1116.          "Engine-1" is different from "Engine 1" is different from
  1117.          "ENGINE-1" etc.
  1118.  
  1119.          The LAST KNOWN TO BE ON field has another purpose. It can
  1120.          be used to exclude an item from the "needs some kind of
  1121.          attention" series of reports. If you have a missing bottle, for
  1122.          example, simply enter the phrase  *Missing  in this field. If
  1123.          the very first character is the "star" ( * ) , that bottle will
  1124.          be excluded from these reports, while still showing up on the
  1125.          inventory listing. This also works on the back pack inventory.
  1126.  
  1127.  
  1128.  
  1129.          LAST REPAIRED
  1130.          -------------
  1131.  
  1132.          This field is used to record the date a unit was last repaired.
  1133.          It is strictly for reference use only, as in determining if a
  1134.          repair should be covered under warranty. It can be left blank
  1135.          if not used.
  1136.  
  1137.  
  1138.                                  Page 17
  1139.  
  1140.  
  1141.  
  1142.  
  1143.  
  1144.          LAST TESTED
  1145.          -----------
  1146.  
  1147.          This field is used to record the date of the last functional
  1148.          test of a PASS unit. It can be left blank if not used.
  1149.  
  1150.          
  1151.  
  1152.          LAST VISUAL
  1153.          -----------
  1154.  
  1155.          This field is used to record the date of the last visual check
  1156.          of an item, if necessary. It can be left blank if not used.
  1157.  
  1158.  
  1159.  
  1160.  
  1161.          MANUFACTURER
  1162.          ------------
  1163.  
  1164.          This field is used to record the actual manufacturer of a
  1165.          particular item. Be aware that the actual manufacturer of an
  1166.          air bottle is probably not be the same as the manufacturer of
  1167.          the back pack.
  1168.  
  1169.  
  1170.  
  1171.          MASK SIZE
  1172.          ---------
  1173.  
  1174.          This field is used to record the size of an SCBA mask.
  1175.          The mask sizes shown in the pick list are pre-programmed and
  1176.          cannot be changed. If you want to manually enter a different
  1177.          size, press the Esc key to get rid of the pick list and you
  1178.          can then enter your own size. Your manually entered size will
  1179.          never be added to the pick list.
  1180.  
  1181.  
  1182.  
  1183.          MODEL NAME / NUMBER
  1184.          -------------------
  1185.  
  1186.          This field is used to record the actual model name or model
  1187.          number of an item. Useful in the event of a recall.
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.  
  1192.  
  1193.  
  1194.  
  1195.  
  1196.  
  1197.                                                                      
  1198.                                  Page 18
  1199.  
  1200.  
  1201.  
  1202.  
  1203.  
  1204.          ORIGINAL HYDRO DATE
  1205.          -------------------
  1206.  
  1207.          This field is used to record the date of the original hydro or
  1208.          the date of manufacture of air bottles. It is used by the
  1209.          program to calculate the ultimate life for composite bottles.
  1210.          Otherwise, it is used for reference only.
  1211.  
  1212.  
  1213.  
  1214.          OWNER
  1215.          -----
  1216.  
  1217.          This field is used only in the fill log. You will enter the
  1218.          name of the owner of the air bottle you have filled,in order to
  1219.          differentiate your bottles from others you may have filled. You
  1220.          must enter a name here even if you only fill your bottles. You
  1221.          can program up to ten names to the "F" keys for faster entry.
  1222.          Your departments' name must be programmed to the F1 key, as
  1223.          described in the fill log instructions.
  1224.  
  1225.  
  1226.  
  1227.          PURCHASE COST
  1228.          -------------
  1229.  
  1230.          This field is used to record the actual cost of an item. It
  1231.          might be useful when calculating value for an insurance or
  1232.          hazmat claim. It is for reference use only, and can be left
  1233.          blank if desired.
  1234.  
  1235.  
  1236.  
  1237.          PURCHASE DATE
  1238.          -------------
  1239.  
  1240.          This field is used to record the date an item was acquired. It
  1241.          can be used to determine if an item is still in warranty. It is
  1242.          for reference use only, and can be left blank if desired.
  1243.  
  1244.  
  1245.  
  1246.          PURCHASED FROM
  1247.          --------------
  1248.  
  1249.          This field is used to record where the unit was originally
  1250.          purchased. It is for reference use only, and can be left blank
  1251.          if desired.
  1252.  
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256.  
  1257.  
  1258.                                  Page 19
  1259.  
  1260.  
  1261.  
  1262.  
  1263.  
  1264.          REPAIR COST
  1265.          -----------
  1266.  
  1267.          This field is used to record the cost of the last repair. It is
  1268.          for reference use only, and can be left blank if desired. The
  1269.          info in this field is NOT totalled anywhere, and is not saved
  1270.          when new cost data is entered. If you want to retain the cost
  1271.          data for each repair, you must enter it in the Notes window.
  1272.  
  1273.  
  1274.  
  1275.          REPAIRED BY
  1276.          -----------
  1277.  
  1278.          This field is used to record the name of the person or company
  1279.          who last repaired this unit. It is for reference use only, and
  1280.          can be left blank if desired.
  1281.  
  1282.  
  1283.  
  1284.          SERIAL NUMBER
  1285.          -------------
  1286.  
  1287.          The serial number of the item is entered here. If there is no
  1288.          serial number, (as with most SCBA masks), leave the field
  1289.          blank. If this field is blank, you must enter an I.D. number or
  1290.          the item will be automatically erased. (You can't track
  1291.          something if you can't differentiate it from the others.) The
  1292.          back pack inventory section has spaces for two serial numbers,
  1293.          in case you have units with both pressure reducers and
  1294.          mask-mounted regulators. If your units do not have mask-mounted
  1295.          regulators, leave that field blank.
  1296.  
  1297.  
  1298.          SERIAL NO. OR I.D. #
  1299.          --------------------
  1300.  
  1301.          This field is used only in the fill log. If you are entering
  1302.          one of your bottles, you can enter either the serial number or
  1303.          the i.d. number and the program will retrieve the remaining
  1304.          information from the inventory file.
  1305.  
  1306.  
  1307.  
  1308.          TESTED BY
  1309.          ---------
  1310.  
  1311.          This field is used to record the initials or badge number of
  1312.          the individual performing the last functional test of a PASS
  1313.          unit.
  1314.  
  1315.  
  1316.  
  1317.  
  1318.                                  Page 20
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.  
  1323.  
  1324.          TESTED EVERY (blank) DAYS
  1325.          -------------------------
  1326.  
  1327.          If functional tests of PASS units are recorded, this field
  1328.          establishes the maximum interval between checks. The program
  1329.          will add this figure (in days) to the LAST TESTED date to
  1330.          determine if a PASS unit is overdue for a functional test. It
  1331.          can be left blank if not used. If this field is left blank, the
  1332.          program cannot check to see if the item is overdue for a
  1333.          functional test (obviously). To erase the digits in this field,
  1334.          you must use the Backspace or Delete keys.
  1335.  
  1336.                                         
  1337.  
  1338.          VISUAL BY
  1339.          ---------
  1340.  
  1341.          This field is used to record the initials or badge number of
  1342.          the individual performing the visual inspection of a unit. It
  1343.          can be left blank if not used.
  1344.  
  1345.  
  1346.  
  1347.          VISUAL EVERY (blank) DAYS
  1348.          -------------------------
  1349.  
  1350.          If visual checks are recorded, this field establishes the
  1351.          maximum interval between checks. The program will add this
  1352.          figure (in days) to the LAST VISUAL date to determine if a unit
  1353.          is overdue for a visual inspection. It can be left blank if not
  1354.          used. If this field is left blank, the program cannot check to
  1355.          see if the item is overdue for a visual check (obviously). To
  1356.          erase the digits in this field, you must use the Backspace or
  1357.          Delete keys.
  1358.  
  1359.  
  1360.  
  1361.          WORKING PRESSURE
  1362.          ----------------
  1363.  
  1364.          This field is used to enter the working pressure of an air
  1365.          bottle or back pack. This number is not used in any
  1366.          calculations.
  1367.  
  1368.  
  1369.  
  1370.  
  1371.  
  1372.  
  1373.  
  1374.  
  1375.  
  1376.  
  1377.  
  1378.                                  Page 21
  1379.  
  1380.  
  1381.  
  1382.  
  1383.                      EXPLANATION OF THE MAIN MENU SELECTIONS
  1384.                      =======================================
  1385.  
  1386.          LICENSE
  1387.          -------
  1388.  
  1389.          This is a screen that displays the conditions under which you
  1390.          may use the program. By using the program, you acknowledge
  1391.          that you have read and explicitly agreed to these conditions.
  1392.          This is an abbreviated license; the full license and disclaimer
  1393.          is contained in this manual and in the license document you will
  1394.          receive if you register the program.
  1395.  
  1396.  
  1397.  
  1398.          FILL LOG RECORDS
  1399.          ----------------
  1400.  
  1401.          This selection takes you to the program module where you will
  1402.          record information about all air bottles you have filled for
  1403.          either your department or someone else.
  1404.  
  1405.  
  1406.  
  1407.          MASK INVENTORY AND MAINTENANCE RECORDS
  1408.          --------------------------------------
  1409.  
  1410.          This selection takes you to the program module where
  1411.          information about all SCBA masks you own will be entered. All
  1412.          maintenance information for masks is recorded in this section.
  1413.  
  1414.  
  1415.  
  1416.          AIR BOTTLE INVENTORY AND MAINTENANCE RECORDS
  1417.          --------------------------------------------
  1418.  
  1419.          This selection takes you to the program module where
  1420.          information about all air bottles you own will be entered. All
  1421.          maintenance information for bottles is recorded in this section.
  1422.  
  1423.  
  1424.  
  1425.          BACK PACK INVENTORY AND MAINTENANCE RECORDS
  1426.          -------------------------------------------
  1427.  
  1428.          This selection takes you to the program module where
  1429.          information about all back packs you own will be entered. All
  1430.          maintenance information for back packs is recorded in this
  1431.          section.
  1432.  
  1433.  
  1434.  
  1435.  
  1436.  
  1437.  
  1438.                                  Page 22
  1439.  
  1440.  
  1441.  
  1442.  
  1443.  
  1444.          PASS UNIT INVENTORY AND MAINTENANCE RECORDS
  1445.          -------------------------------------------
  1446.  
  1447.          This selection takes you to the program module where
  1448.          information about all PASS units you own will be entered. All
  1449.          maintenance information for PASS units is recorded in this
  1450.          section.
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.          COPY DATA FILES TO A FLOPPY DISK FOR BACKUP
  1455.          -------------------------------------------
  1456.  
  1457.          This selection allows you to copy all of your data files to a
  1458.          floppy disk for back up purposes. You should make a back up
  1459.          copy at the end of each session where you have entered new or
  1460.          changed existing information. If you fail to make back ups of
  1461.          your data, a computer failure could cause you to lose all of
  1462.          your information. The back up disk allows you to save a copy
  1463.          in another location to minimize this possibility. Before the
  1464.          data files are copied to a floppy, the program first checks to
  1465.          make sure the disk and drive are ready. If there is a problem,
  1466.          or if there is insufficient space to hold all of the data files,
  1467.          the program will warn you and then abort the copy procedure.
  1468.  
  1469.  
  1470.  
  1471.          ERASE SELECTED ITEMS FROM THE DATA FILES
  1472.          ----------------------------------------
  1473.  
  1474.          This selection allows you to erase some or all of the items in
  1475.          any of your data files. It is password protected; you are given
  1476.          two chances to enter the correct password. The very first time
  1477.          you use this item, you will be given instructions on entering a
  1478.          password. Lost passwords cannot be retrieved, but they can be
  1479.          erased. If you have forgotten your password, use the key
  1480.          combination  Ctrl+Backspace to erase the current password. You
  1481.          will than have to enter a new password.
  1482.  
  1483.          After entering the correct password, you will be presented with
  1484.          another menu. From this menu you can either erase an entire
  1485.          data file or just selected items. Most items are selected by
  1486.          serial number (or I.D. number for the masks), while bottles in
  1487.          the fill log are selectively deleted by specifying the starting
  1488.          and ending dates. Before the actual erasure occurs, you will be
  1489.          given one last chance to cancel the procedure. Directions are
  1490.          given on the screen.
  1491.  
  1492.  
  1493.  
  1494.  
  1495.  
  1496.  
  1497.  
  1498.                                  Page 23
  1499.  
  1500.  
  1501.  
  1502.  
  1503.          RESTORE DATA FILES FROM A FLOPPY DISK
  1504.          -------------------------------------
  1505.  
  1506.          This selection copies the data files from the aforementioned
  1507.          backup disk and replaces the files in your current directory
  1508.          with the backup files. This selection is destructive; if you
  1509.          inadvertently restore old data, your new data will be lost.
  1510.  
  1511.          Because of this, a dialog box will appear before the actual
  1512.          restore asking you if you want backup copies made first. If
  1513.          you answer YES, your existing data files will be copied to new
  1514.          files as shown:
  1515.  
  1516.          SCBABOTL.DBF -> BOTL_DBF.BAK
  1517.          SCBABOTL.DBT -> BOTL_DBT.BAK
  1518.          FILL_LOG.DBF -> FILL_DBF.BAK
  1519.          PASSUNIT.DBF -> PASS_DBF.BAK
  1520.          PASSUNIT.DBT -> PASS_DBT.BAK
  1521.          SCBAMASK.DBF -> MASK_DBF.BAK
  1522.          SCBAMASK.DBT -> MASK_DBT.BAK
  1523.          BACKPACK.DBF -> PACK_DBF.BAK
  1524.          BACKPACK.DBT -> PACK_DBT.BAK
  1525.  
  1526.          Before beginning the restore process, the program will check
  1527.          the backup disk and drive to assure the needed files are
  1528.          present. If there is a problem, the program will issue a
  1529.          warning and abort the restore procedure.
  1530.  
  1531.  
  1532.  
  1533.          OPTIONS
  1534.          -------
  1535.  
  1536.          You can set program options from this selection. Questions are
  1537.          answered by pressing the Y key for "yes" or the N key for "no."
  1538.  
  1539.          "Do you have a color monitor ?"
  1540.  
  1541.           <self-explanatory>
  1542.  
  1543.          "Do you prefer having items listed in order by I.D. Number
  1544.          rather than by Serial Number ?"
  1545.  
  1546.          <Some departments have their own identification system in use,
  1547.           and do not use the serial numbers. Answering Y to this question
  1548.           will cause new index files to be created with items listed in
  1549.           order by the I.D. number rather than the Serial Number.>
  1550.           
  1551.  
  1552.  
  1553.  
  1554.  
  1555.  
  1556.  
  1557.  
  1558.                                  Page 24
  1559.  
  1560.  
  1561.  
  1562.  
  1563.          "Do you want the inventory listing printouts grouped according
  1564.          to the "Last Known To Be On" or "Assigned To" fields ?"
  1565.  
  1566.          <Some departments are very strict about what equipment is on
  1567.           what apparatus. They do a yearly inventory to assure they
  1568.           still have all of their equipment and it is where it's
  1569.           supposed to be. This option rearranges the inventory printout
  1570.           so it groups all of the equipment on one piece of apparatus
  1571.           together, so they do not have to hunt around a sequential
  1572.           list. This is one of the reasons I provided the pick list; to
  1573.           assure them they would not have ten different variations of a
  1574.           single apparatus name listed.>
  1575.  
  1576.          If you have a CGA monitor, a fourth question will appear
  1577.          asking if you are seeing "electronic snow" on your monitor. If
  1578.          you are seeing snow, answer Y and it will disappear. If you
  1579.          don't know what "electronic snow" is, you don't have it.
  1580.  
  1581.  
  1582.  
  1583.                            FILL LOG INSTRUCTIONS
  1584.                            =====================
  1585.  
  1586.          This section of the program allows you to enter the
  1587.          information about when each air bottle was filled. The
  1588.          information is entered into a file separate from the file
  1589.          containing your inventory information. The use of separate
  1590.          files allows you to keep track of all bottles you fill for
  1591.          other organizations as well as your own.
  1592.  
  1593.          If you have entered any of your own bottles, the information
  1594.          in the "fill log" file is automatically matched against your
  1595.          inventory file. If the SERIAL NUMBER or I.D. NUMBER of a new
  1596.          entry EXACTLY matches a bottle that had been previously entered
  1597.          into your inventory, the new LAST FILLED DATE, FILLED BY,
  1598.          ENTRY BY, DATE OF ENTRY, and LAST KNOWN TO BE ON data is
  1599.          transferred into your inventory file to update your records
  1600.          automatically.
  1601.           
  1602.  
  1603.  
  1604.          ADD INFORMATION ABOUT NEWLY FILLED BOTTLES TO THE FILL LOG
  1605.          ----------------------------------------------------------
  1606.  
  1607.          This is where you enter the information about all bottles
  1608.          your organization has filled for anybody, including your own
  1609.          bottles. When you are entering information about bottles owned
  1610.          by another organization, the operation is similar to the
  1611.          air bottle inventory section.
  1612.  
  1613.  
  1614.  
  1615.  
  1616.  
  1617.  
  1618.                                  Page 25
  1619.  
  1620.  
  1621.  
  1622.  
  1623.          When entering information about bottles you own, a "short cut"
  1624.          data entry function is used. When you press the F1 key (which
  1625.          has your organization's name programmed to it), the data entry
  1626.          screen changes slightly. Because the Working Pressure, Serial
  1627.          Number, I.D. Number (if any) and Last Hydro Test Date are
  1628.          already stored in the inventory file, all you have to do is enter
  1629.          either the Serial Number or the I.D. number plus the information
  1630.          on when the bottle was filled.
  1631.  
  1632.          After you fill in the "Entry By" field, the program will go
  1633.          into the inventory file and search for an exact match between
  1634.          the characters you typed on the "Serial No. or I.D.#:" line.
  1635.          If it finds an exact match, the Pressure, Serial Number, I.D.
  1636.          Number and Last Hydro Test Date are automatically filled in
  1637.          for you.
  1638.  
  1639.          After you verify the information is correct, press any key
  1640.          except Esc to accept the entry. If there was an error, press
  1641.          the Esc key and the entry will be erased.
  1642.  
  1643.          If no match can be found for either the I.D. Number or Serial
  1644.          Number, the program will beep once, and flash a message on the
  1645.          screen informing you that you will need to enter the remaining
  1646.          info manually.
  1647.  
  1648.          Although this might seem confusing, it is actually quite easy
  1649.          to use. The main advantage is that organizations using I.D.
  1650.          Numbers to track their bottles can use them to enter the fill
  1651.          information without having to resort to "I.D. NUMBER TO SERIAL
  1652.          NUMBER" cross reference sheets. It has the advantage of reducing
  1653.          the number of total keystrokes needed to enter the data for all
  1654.          users. It also allows you to review some of the information in
  1655.          the inventory file. If you see that your newly filled bottle
  1656.          has a later hydro date than what the program shows, you know
  1657.          the inventory file needs updated.
  1658.  
  1659.          The first time you fill in the "Entry By:" field with your
  1660.          initials, they are temporarily stored in the computer's memory.
  1661.          They will then "pop up" on all subsequent entries, similar to
  1662.          how the "Entry Date:" field automatically "pops up" the current
  1663.          date. This eliminates even more redundant typing.
  1664.  
  1665.          After you have completely entered each bottle, the program
  1666.          automatically brings up a new blank data entry screen. This is
  1667.          because you will normally be entering more than one bottle.
  1668.          After you have entered the last bottle, and are at a blank data
  1669.          entry screen, press the  Esc  key to return to the menu. Any
  1670.          time you press  Esc  from this screen, the entry is canceled,
  1671.          even if you had filled everything in and wanted to keep it.
  1672.  
  1673.  
  1674.  
  1675.  
  1676.  
  1677.  
  1678.                                  Page 26
  1679.  
  1680.  
  1681.  
  1682.  
  1683.          BROWSE ALL FILL LOG RECORDS, STARTING WITH THE LATEST RECORD
  1684.          ------------------------------------------------------------
  1685.  
  1686.          This selection allows you to review all the records in the "fill
  1687.          log" file. When you first make this selection, you get a dialog
  1688.          box asking if you want the list sorted by the date of filling
  1689.          or by the organization name. If you select the date of filling
  1690.          option, it starts at the most recent "last filled" date. If you
  1691.          select the organization name option, the listing will group all
  1692.          bottles belonging to each organization together, still in
  1693.          ascending order by the date of filling. You have to use the
  1694.          "up arrow" or "PgUp" keys to get to older records. It will
  1695.          probably be used mainly to find records which need corrected,
  1696.          like the one you just put in.
  1697.  
  1698.  
  1699.  
  1700.          PROGRAM BOTTLE OWNER OR ORGANIZATION NAMES TO THE FUNCTION KEYS
  1701.          ---------------------------------------------------------------
  1702.  
  1703.          This selection allows you to enter the names of the different
  1704.          organizations whose bottles you fill. The names are assigned to
  1705.          one of the "F" keys. When you need to enter their name, just
  1706.          push the appropriate "F" key, and VOILA!
  1707.  
  1708.          The program requires that your organization's name be programmed
  1709.          to the F1 key, or the short cut entry function for adding bottles
  1710.          to the fill log will not work properly.
  1711.  
  1712.  
  1713.  
  1714.          REPORT ON BOTTLES FILLED FOR ONE ORGANIZATION, BETWEEN
  1715.          SPECIFIED DATES
  1716.          ------------------------------------------------------
  1717.  
  1718.          This selection allows you to enter a name of an organization,
  1719.          a starting and ending date, and the program will display
  1720.          and/or print out the list. Useful for billing purposes, or
  1721.          to justify your time, etc. Organizations without their own
  1722.          compressors appreciate a year-end report showing which bottles
  1723.          you have filled for them. The name you enter here must match
  1724.          the name the bottle was entered with EXACTLY.
  1725.  
  1726.  
  1727.  
  1728.  
  1729.  
  1730.  
  1731.  
  1732.  
  1733.  
  1734.  
  1735.  
  1736.  
  1737.  
  1738.                                  Page 27
  1739.  
  1740.  
  1741.  
  1742.  
  1743.          SUMMARY REPORT OF BOTTLES FILLED BETWEEN TWO SPECIFIED DATES
  1744.          ------------------------------------------------------------
  1745.  
  1746.          This report shows only the total number of bottles filled for
  1747.          each organization on and between the two specified dates. The
  1748.          program can handle up to nineteen different names. If you have
  1749.          used more names than that, the remainder will be lumped together
  1750.          under the "OTHER:" heading. This is a particularly useful
  1751.          activity summary since it is not cluttered up with serial
  1752.          numbers, etc.
  1753.  
  1754.  
  1755.  
  1756.          LISTING OF BOTTLES FILLED BETWEEN SPECIFIED DATES
  1757.          -------------------------------------------------
  1758.  
  1759.          This selection allows you to enter a starting and ending date,
  1760.          and the program will display and/or print a list of every such
  1761.          bottle. Useful for monthly reports & convincing the Chief you
  1762.          really do need a larger and faster compressor.
  1763.  
  1764.  
  1765.  
  1766.                              AIR BOTTLE REPORTS
  1767.                              ==================
  1768.  
  1769.  
  1770.          INVENTORY SUMMARY REPORT BY BOTTLE TYPE
  1771.          ---------------------------------------
  1772.  
  1773.          This report scans your inventory picking out each different
  1774.          combination of pressure and duration, and then totals them.
  1775.          For example, the report will show how many 4500 psi/30 minute
  1776.          bottles you have, how many 4500 psi/45 minute bottles you
  1777.          have, etc. Up to nineteen different combinations of pressure/
  1778.          duration can be displayed. If you have more than that, the
  1779.          remainder will be lumped together under "OTHER:" .
  1780.  
  1781.  
  1782.  
  1783.          MAINTENANCE HISTORY PRINTOUT OF EACH BOTTLE
  1784.          -------------------------------------------
  1785.  
  1786.          This selection prints out a separate page for each air
  1787.          bottle. The printout has all of your "maintenance notes"
  1788.          shown. Normally, you use this only once, after you had
  1789.          entered all of your bottles into the program. You would then
  1790.          place the printouts in a notebook, adding the maintenance
  1791.          notes by hand. After a bottle had some handwritten notes
  1792.          written on it's page, you could go into the program and
  1793.          enter the notes.
  1794.  
  1795.  
  1796.  
  1797.  
  1798.                                  Page 28
  1799.  
  1800.  
  1801.  
  1802.  
  1803.  
  1804.          PRINT OUT A LISTING OF THE ENTIRE BOTTLE INVENTORY
  1805.          --------------------------------------------------
  1806.  
  1807.          This report is simply a listing of every bottle you have in
  1808.          your inventory. The program displays a guesstimate of how many
  1809.          pages will be printed, as a progress indicator. Pressing Esc
  1810.          any time during the printing will give you the option of aborting
  1811.          the printout. Normally, this report would be printed rather
  1812.          infrequently, just when you have made major additions to or
  1813.          deletions from your inventory.
  1814.  
  1815.          The bottles are listed in this order:
  1816.  
  1817.          1. Pressure, from lowest to highest.
  1818.          2. Duration, from lowest to highest.
  1819.          3. Serial number or I.D. number, from lowest to highest
  1820.             (picked by the OPTIONS main menu selection)
  1821.  
  1822.          Example: 4500 psi/30 minute bottles are always listed before
  1823.          4500 psi/60 minute bottles, and the first 4500 psi/30 minute
  1824.          bottle on the list will be the 4500 psi/30 minute bottle with
  1825.          the lowest serial or i.d. number.
  1826.  
  1827.          The number appearing immediately after the "Last Hydro:" date
  1828.          is the hydrostatic test interval in years.
  1829.  
  1830.          If you have answered Y to the "group on . . ." question on the
  1831.          main menu Options selection, the bottles will be listed in
  1832.          groups, using the "Last Known To Be On:" field as the header.
  1833.  
  1834.  
  1835.  
  1836.          REPORT ON BOTTLES DUE OR ALMOST DUE FOR HYDRO TEST OR REFILLING
  1837.          ---------------------------------------------------------------
  1838.  
  1839.          This selection searches your inventory bottles for two conditions:
  1840.  
  1841.          1. The LAST HYDRO DATE has expired or will expire within
  1842.             two months from today, or
  1843.  
  1844.          2. The LAST FILLED DATE was more than two and a half months ago
  1845.             and the DURATION IN MINUTES is greater than 29 and
  1846.             not specified as  N/A  .
  1847.  
  1848.          Any bottle meeting at least one of these conditions will be
  1849.          displayed on the screen. Use the "arrow" or "PgUp" and "PgDn"
  1850.          keys to scroll through the listing. Pressing the Enter key
  1851.          will give you the option of printing the list. The number
  1852.          immediately after the printed "Last Hydro:" date is the
  1853.          hydrostatic test interval in years. If the very first character
  1854.          of the "Last Known To Be On:" field is the "star" ( * )
  1855.          character, that bottle will be excluded from the report.
  1856.  
  1857.  
  1858.                                  Page 29
  1859.  
  1860.  
  1861.  
  1862.  
  1863.  
  1864.          BUDGET REPORT ON BOTTLES NEEDING A HYDRO TEST BETWEEN SELECTED
  1865.          DATES
  1866.          --------------------------------------------------------------
  1867.  
  1868.          This report allows you to get some information for budget
  1869.          purposes. You enter a starting and ending date, and then
  1870.          decide if you want to use the stored "LAST HYDRO COST" data to
  1871.          generate the estimated cost. Only the costs from the bottles
  1872.          needing tested between your selected dates will be used in the
  1873.          averaging. If you want to enter your own guesstimate of how much
  1874.          it costs to test/overhaul one bottle, answer  N  to the question
  1875.          and you can then enter your own price. If you answered  Y  to
  1876.          the question and the program finds that none of the bottles
  1877.          have stored LAST HYDRO COST data, a warning will be issued and
  1878.          you will be returned to the reports menu.
  1879.  
  1880.          The program scans the inventory for all bottles that will need
  1881.          a hydro test within the specified time period. A summary list
  1882.          of each combination of pressure/duration will be displayed, as
  1883.          well as an estimate of the total cost. The program can handle
  1884.          up to nineteen different combinations of pressure/duration, with
  1885.          anything over that displayed under the "OTHER:" heading.
  1886.  
  1887.          Several vendors charge different prices dependent upon the
  1888.          pressure or capacity of the bottle, so this makes a good
  1889.          summary report. Pressing the  P  key will print this summary.
  1890.          Pressing the Enter key will display the actual list of bottles.
  1891.          Pressing the Enter key again will give you a dialog box with
  1892.          the option of printing the entire list of bottles.
  1893.  
  1894.          The program makes the assumption that a bottle that was last
  1895.          tested in February (for example) will be retested in February
  1896.          again, not in January. The program will NOT report on any
  1897.          bottle that will need a hydro before or after the specified
  1898.          dates, even if the bottle is currently "out of date." If the
  1899.          very first character of the "Last Known To Be On:" field is the
  1900.          "star" ( * ) character, that bottle will be excluded from the
  1901.          report.
  1902.  
  1903.  
  1904.  
  1905.          LIST OF BOTTLES REQUIRING A HYDRO TEST THROUGH A SPECIFIED DATE
  1906.          ---------------------------------------------------------------
  1907.  
  1908.          This report allows you to enter any date and the program will
  1909.          search your inventory for all bottles needing a hydrostatic test
  1910.          on and before the specified date. Pressing the Enter key gives
  1911.          you the option of printing the list. The number immediately
  1912.          after the printed "Last Hydro:" date is the hydrostatic test
  1913.          interval in years. Bottles entered where the very first character
  1914.          of the "Last Known To Be On:" field is an asterisk or "star"
  1915.          ( * ) will be excluded from this report.
  1916.  
  1917.  
  1918.                                  Page 30
  1919.  
  1920.  
  1921.  
  1922.  
  1923.  
  1924.          SINGLE PAGE PRINTOUT OF ONE BOTTLE'S MAINTENANCE HISTORY
  1925.          --------------------------------------------------------
  1926.  
  1927.          This selection allows you to pick one bottle by it's serial
  1928.          number or I.D.  number and print out the page with it's
  1929.          maintenance history.
  1930.  
  1931.  
  1932.  
  1933.                             PASS UNIT REPORTS
  1934.                             =================
  1935.  
  1936.  
  1937.          PRINT OUT A LISTING OF THE ENTIRE PASS UNIT INVENTORY
  1938.          -----------------------------------------------------
  1939.  
  1940.          Like it says. If you have set the "group on . . .' option on
  1941.          the main menu to yes, the PASS units will be grouped under the
  1942.          "Assigned To:" field.
  1943.  
  1944.  
  1945.  
  1946.          LIST OF PASS UNIT'S NEEDING A BATTERY CHANGE THROUGH A
  1947.          SPECIFIED DATE
  1948.          ------------------------------------------------------
  1949.  
  1950.          This selection allows the user to enter a date and the program
  1951.          will display a list of all PASS units that will need a battery
  1952.          change on or before that date. Pressing the Enter key from this
  1953.          screen gives you the option of printing this list. PASS units
  1954.          having the "star" ( * ) as the very first character in the
  1955.          "Assigned To:" field will be excluded from the report.
  1956.  
  1957.  
  1958.  
  1959.          REPORT ON PASS UNITS NEEDING A BATTERY OR DUE/OVERDUE FOR
  1960.          TESTING
  1961.          ---------------------------------------------------------
  1962.  
  1963.          This selection displays a list of all PASS units that will need
  1964.          a new battery within the next month, or should have already had
  1965.          a battery change, but did not. It also displays all PASS units
  1966.          which are due or overdue for a functional test. Pressing the
  1967.          Enter key from this screen gives you the option of printing
  1968.          this list. PASS units having the "star" ( * ) as the very first
  1969.          character in the "Assigned To:" field will be excluded from
  1970.          the report. If the "Tested Every xxx Days" field is blank, the
  1971.          program will not list that PASS unit unless it needs a battery.
  1972.  
  1973.  
  1974.  
  1975.                                                                         
  1976.  
  1977.  
  1978.                                  Page 31
  1979.  
  1980.  
  1981.  
  1982.  
  1983.          SINGLE PAGE PRINTOUT OF ONE PASS UNIT'S MAINTENANCE HISTORY
  1984.          -----------------------------------------------------------
  1985.  
  1986.          This selection allows you to pick one unit by it's serial
  1987.          number or I.D. number and print out the page with it's
  1988.          maintenance history. 
  1989.  
  1990.  
  1991.  
  1992.          MAINTENANCE HISTORY PRINTOUT OF EACH PASS UNIT
  1993.          ----------------------------------------------
  1994.  
  1995.          This selection prints out a separate page for each PASS unit.
  1996.          The printout has all of your "maintenance notes" shown. Normally,
  1997.          you use this only once, after you had entered all of your units
  1998.          into the program. You would then place the printouts in a
  1999.          notebook, adding the maintenance notes by hand. After a unit
  2000.          had some handwritten notes written on it's page, you could go
  2001.          into the program and enter the notes.
  2002.  
  2003.  
  2004.  
  2005.                               BACK PACK REPORTS
  2006.                               =================
  2007.  
  2008.  
  2009.          INVENTORY SUMMARY REPORT BY BACK PACK MODEL
  2010.          -------------------------------------------
  2011.  
  2012.          This report scans the back pack inventory and gives you summary
  2013.          listing of how many back packs of each model and working
  2014.          pressure you own. Pressing the  P  key from this screen will
  2015.          print the summary.
  2016.  
  2017.  
  2018.  
  2019.          MAINTENANCE HISTORY PRINTOUT OF EACH BACK PACK
  2020.          ----------------------------------------------
  2021.  
  2022.          This selection will print out a maintenance history report for
  2023.          each back pack you own, one per page.
  2024.  
  2025.  
  2026.  
  2027.  
  2028.  
  2029.  
  2030.  
  2031.  
  2032.  
  2033.  
  2034.  
  2035.  
  2036.  
  2037.  
  2038.                                  Page 32
  2039.  
  2040.  
  2041.  
  2042.  
  2043.          PRINT OUT A LISTING OF THE ENTIRE BACK PACK INVENTORY
  2044.          -----------------------------------------------------
  2045.  
  2046.          This selection will print a listing of all back packs you have
  2047.          in inventory. If you answered  Y  to the "Group on..." question
  2048.          on the main menu OPTIONS selection, the back packs will be
  2049.          grouped together, with all back packs on a single apparatus
  2050.          shown together. The "Last Known To Be On" field is used to
  2051.          determine the grouping. Otherwise, they are listed sequentially,
  2052.          grouped according to the Manufacturer, Model, Pressure, and
  2053.          Serial Number or I.D. Number.
  2054.  
  2055.  
  2056.  
  2057.          REPORT ON BACK PACKS REQUIRING A VISUAL INSPECTION OR
  2058.          CERTIFICATION
  2059.          -----------------------------------------------------
  2060.  
  2061.          This selection displays a list of all back packs that will need
  2062.          certification within the next month, or should have already
  2063.          been recertified, but were not. It also displays all back packs
  2064.          which are due or overdue for a visual inspection. Pressing the
  2065.          Enter key from this screen gives you the option of printing
  2066.          this list. Back packs having the "star" ( * ) as the very first
  2067.          character in the "Last Known To Be On:" field will be excluded
  2068.          from the report. If the "Visual Every xxx Days" field is blank,
  2069.          that pack will not be listed unless it needs certification.
  2070.  
  2071.  
  2072.  
  2073.          BUDGET REPORT ON PACKS REQUIRING CERTIFICATION BETWEEN
  2074.          SELECTED DATES
  2075.          ------------------------------------------------------
  2076.  
  2077.          This report allows you to get some information for budget
  2078.          purposes. You enter a starting and ending date, and then
  2079.          decide if you want to use the stored "LAST CERTIFICATION COST"
  2080.          data to generate the estimated cost. Only the costs from the
  2081.          back packs needing certified betwen your selected dates will be
  2082.          used in the averaging. If you want to enter your own guesstimate
  2083.          of how much it costs to certify one back pack, answer  N
  2084.          to the question and you can then enter your own price. If you
  2085.          answered  Y  to the question and the program finds that none of
  2086.          the back packs have stored LAST CERTIFICATION COST data, a warning
  2087.          will be issued and you will be returned to the reports menu.
  2088.  
  2089.          The program scans the inventory for all back packs that will
  2090.          need certification within the specified time period. A summary
  2091.          list of each combination of model/pressure will be displayed, as
  2092.          well as an estimate of the total cost. The program can handle
  2093.          up to nineteen different combinations of model/pressure, with
  2094.          anything over that displayed under the "OTHER:" heading.
  2095.  
  2096.  
  2097.  
  2098.                                  Page 33
  2099.  
  2100.  
  2101.  
  2102.  
  2103.          Several vendors charge different prices dependent upon the
  2104.          pressure of the back pack, so this makes a good summary report.
  2105.          Pressing the  P  key will print this summary. Pressing the
  2106.          Enter key will display the actual list of back packs. Pressing
  2107.          the Enter key again will give you a dialog box with the option
  2108.          of printing the list of back packs.
  2109.  
  2110.          The program makes the assumption that a back pack that was last
  2111.          certified in February (for example) will be recertified in
  2112.          February again, not in January. The program will NOT report on
  2113.          any back pack that will need certification before or after the
  2114.          specified dates, even if the back pack is currently "out of
  2115.          date." If the very first character of the "Last Known To Be On:"
  2116.          field is the "star" ( * ) character, that back pack will be
  2117.          excluded from the report.
  2118.  
  2119.  
  2120.  
  2121.          LIST OF BACK PACKS REQUIRING CERTIFICATION THROUGH A SPECIFIED
  2122.          DATE
  2123.          --------------------------------------------------------------
  2124.  
  2125.          This selection allows the user to enter a date and the program
  2126.          will display a list of all back packs that will need
  2127.          certification on or before that date. Pressing the Enter key
  2128.          from this screen gives you the option of printing this list.
  2129.          Back packs having the "star" ( * ) as the very first character
  2130.          in the "Last Known To Be On" field will be excluded from the
  2131.          report.
  2132.  
  2133.  
  2134.  
  2135.          SINGLE PAGE PRINTOUT OF ONE BACK PACK'S MAINTENANCE HISTORY
  2136.          -----------------------------------------------------------
  2137.  
  2138.          This selection allows you to pick one back pack by the serial
  2139.          number of it's pressure reducer or I.D. number and print out
  2140.          the page with it's maintenance history.
  2141.  
  2142.  
  2143.  
  2144.  
  2145.                              SCBA MASK REPORTS
  2146.                              =================
  2147.  
  2148.  
  2149.          INVENTORY SUMMARY REPORT BY MASK MODEL AND SIZE
  2150.          -----------------------------------------------
  2151.  
  2152.          This report scans the mask inventory and gives you summary
  2153.          listing of how many masks of each model and size you own.
  2154.          Pressing the  P  key from this screen will print the summary.
  2155.  
  2156.  
  2157.  
  2158.                                  Page 34
  2159.  
  2160.  
  2161.  
  2162.  
  2163.  
  2164.          MAINTENANCE HISTORY PRINTOUT OF EACH SCBA MASK
  2165.          ----------------------------------------------
  2166.  
  2167.          This selection will print out a maintenance history report for
  2168.          each mask you own, one per page.
  2169.  
  2170.  
  2171.  
  2172.          PRINT OUT A LISTING OF THE ENTIRE MASK INVENTORY
  2173.          ------------------------------------------------
  2174.  
  2175.          This selection will print a listing of all masks you have
  2176.          in inventory. If you answered  Y  to the "Group on..." question
  2177.          on the main menu OPTIONS selection, the masks will be grouped
  2178.          together, with all back packs on a single apparatus (or person)
  2179.          shown together. The "Assigned To" field is used to determine
  2180.          the grouping. Otherwise, they are listed sequentially grouped
  2181.          according to the Manufacturer, Model, Size, and Serial Number
  2182.          or I.D. Number.
  2183.  
  2184.  
  2185.  
  2186.          REPORT ON MASKS REQUIRING A VISUAL INSPECTION OR CERTIFICATION
  2187.          --------------------------------------------------------------
  2188.  
  2189.          This selection displays a list of all masks that will need
  2190.          certification within the next month, or should have already
  2191.          been recertified, but were not. It also displays all masks
  2192.          which are due or overdue for a visual inspection. Pressing the
  2193.          Enter key from this screen gives you the option of printing
  2194.          this list. Masks having the "star" ( * ) as the very first
  2195.          character in the "Assigned To:" field will be excluded from
  2196.          the report. If the "Visual Every xxx Days" field is blank, the
  2197.          mask will not be listed unless it needs certification.
  2198.  
  2199.  
  2200.  
  2201.          BUDGET REPORT ON MASKS REQUIRING CERTIFICATION BETWEEN
  2202.          SELECTED DATES
  2203.          ------------------------------------------------------
  2204.  
  2205.          This report allows you to get some information for budget
  2206.          purposes. You enter a starting and ending date, and then
  2207.          decide if you want to use the stored "LAST CERTIFICATION COST"
  2208.          data to generate the estimated cost. Only the costs from the
  2209.          masks needing certified betwen your selected dates will be used
  2210.          in the averaging. If you want to enter your own guesstimate of
  2211.          how much it costs to certify one mask, answer  N  to the
  2212.          question and you can then enter your own price. If you answered
  2213.            Y  to the question and the program finds that none of
  2214.          the masks have stored LAST CERTIFICATION COST data, a warning
  2215.          will be issued and you will be returned to the reports menu.
  2216.                                                                
  2217.  
  2218.                                  Page 35
  2219.  
  2220.  
  2221.  
  2222.  
  2223.          The program scans the inventory for all masks that will
  2224.          need certification within the specified time period. A summary
  2225.          list of each combination of model/size will be displayed, as
  2226.          well as an estimate of the total cost. The program can handle
  2227.          up to nineteen different combinations of model/size, with
  2228.          anything over that displayed under the "OTHER:" heading.
  2229.  
  2230.          Pressing the  P  key will print this summary. Pressing the
  2231.          Enter key will display the actual list of masks. Pressing
  2232.          the Enter key again will give you a dialog box with the option
  2233.          of printing the list of masks.
  2234.  
  2235.          The program makes the assumption that a mask that was last
  2236.          certified in February (for example) will be recertified in
  2237.          February again, not in January. The program will NOT report
  2238.          on any mask that will need certification before or after the
  2239.          specified dates, even if the mask is currently "out of date."
  2240.          If the very first character of the "Last Known To Be On:" field
  2241.          is the "star" ( * ) character, that mask will be excluded from
  2242.          the report.
  2243.  
  2244.  
  2245.  
  2246.          LIST OF MASKS REQUIRING CERTIFICATION THROUGH A SPECIFIED
  2247.          DATE
  2248.          ---------------------------------------------------------
  2249.  
  2250.          This selection allows the user to enter a date and the program
  2251.          will display a list of all masks that will need certification
  2252.          on or before that date. Pressing the Enter key from this screen
  2253.          gives you the option of printing this list. Masks having the
  2254.          "star" ( * ) as the very first character in the "Assigned To"
  2255.          field will be excluded from the report.
  2256.  
  2257.  
  2258.  
  2259.          SINGLE PAGE PRINTOUT OF ONE MASK'S MAINTENANCE HISTORY
  2260.          ------------------------------------------------------
  2261.  
  2262.          This selection allows you to pick one mask by it's serial
  2263.          number or I.D. number and print out the page with it's
  2264.          maintenance history.
  2265.  
  2266.  
  2267.          
  2268.  
  2269.  
  2270.  
  2271.  
  2272.  
  2273.  
  2274.  
  2275.  
  2276.  
  2277.  
  2278.                                  Page 36
  2279.  
  2280.  
  2281.  
  2282.  
  2283.                           MISCELLANEOUS INFORMATION
  2284.                           -------------------------
  2285.  
  2286.          1. The file FILL_LOG.FRM is a basic form you can use to log
  2287.             the filling of air bottles, if you do not already have one.
  2288.             The layout is in the same order as you will enter information
  2289.             into the SCBATRAK program. If your printer supports IBM
  2290.             graphics, you can print it by typing at the DOS prompt:
  2291.  
  2292.             COPY FILL_LOG.FRM PRN             and pressing Enter   .
  2293.  
  2294.             If you have an older Epson printer (for example), all of
  2295.             the lines and borders will have italicized numbers instead of
  2296.             single and double lines. This is because the printer does
  2297.             not support IBM graphics. Not too much you can do except
  2298.             make up your own form or use a different printer.
  2299.  
  2300.  
  2301.          2. This file, MANUAL.DOC , can be printed with the same type
  2302.             of command:  COPY MANUAL.DOC PRN    and press Enter. The
  2303.             file has embedded form feeds so that the pages will be printed
  2304.             properly. NOTE: If you view this file using certain types of
  2305.             file viewers, and then save the file to disk from within the
  2306.             viewer, the pages may not print properly later. The codes for
  2307.             assuring the pages are sixty lines long are automatically
  2308.             removed by some file viewers. Even just attempting to print
  2309.             the file from within these types of file viewers will cause
  2310.             the pages to print improperly. The DOS 5.0  Edit.com  editor
  2311.             and the Windows Note Pad are two I know of with this
  2312.             characteristic.
  2313.  
  2314.  
  2315.  
  2316.  
  2317.                                ERROR HANDLING
  2318.                                --------------
  2319.  
  2320.          Any serious errors in the program will cause a pop-up window
  2321.          to be displayed giving technical details on the problem.
  2322.          These errors include missing or corrupted files, screw ups
  2323.          when I wrote the routine, etc. If you can, use Print Screen
  2324.          to capture this data. A file with the name of CLIP?.ERR
  2325.          will also be written to your disk with this information. The
  2326.          "?" will be replaced by a number, starting with "zero."  Each
  2327.          time a new CLIP?.ERR file is written to the disk, the "?" is
  2328.          increased by "one."  Example: CLIP0.ERR  CLIP1.ERR  CLIP2.ERR
  2329.  
  2330.          Please be sure to send this information along with a
  2331.          description of how the problem was encountered when you
  2332.          complain.
  2333.  
  2334.  
  2335.          IBM is a registered trademark of IBM Corporation
  2336.          Epson is a registered trademark of Epson Corporation
  2337.  
  2338.                          
  2339.                                  Page 37
  2340.  
  2341.  
  2342.  
  2343.  
  2344.                                 REGISTRATION
  2345.                                 ------------
  2346.  
  2347.          This program is "user-supported" software, a.k.a. shareware.
  2348.          That means I will continue to improve it and offer it as long
  2349.          as I know people out there are using it and supporting my efforts.
  2350.  
  2351.  
  2352.          I hate software manufacturers who offer low initial prices, then
  2353.          zing you for upgrades every six months or so. When you register
  2354.          this program, you will receive instructions for deactivating the
  2355.          shareware commercial at program start up, and your name will
  2356.          appear on top of the reports. This means you can receive all the
  2357.          benefits of future improvements and new features for just the
  2358.          price of one copy.
  2359.  
  2360.          So, folks, please take the time to evaluate the program and offer
  2361.          any suggestions or criticisms. In this way, we both can profit.
  2362.  
  2363.          To print out the registration form, press the  P  key when the
  2364.          "commercial" screen is being displayed, when the program first
  2365.          starts up.
  2366.  
  2367.          If you have a registered version, you can print an order form
  2368.          from the main menu by using the key combination Alt+O ("O" for
  2369.          order, get it?)
  2370.  
  2371.          I would appreciate a check sent with the registration. Personal
  2372.          checks are fine; if you were going to "stiff" me, you wouldn't
  2373.          bounce a check, you just wouldn't register.
  2374.  
  2375.          ----------------------------------------------------------------
  2376.  
  2377.          The installation program used by SCBATRAK was written by
  2378.          Lincoln Beach Software and is entitled FIRST IMPRESSION. Lincoln
  2379.          Beach Software reserves all copyright protection worldwide.
  2380.          For further information they may be reached at:
  2381.  
  2382.          Lincoln Beach Software
  2383.          P.O. Box 1554
  2384.          Ballwin, MO 63022
  2385.          (314) 227-2431
  2386.  
  2387.          Harold Holmes may also be reached on
  2388.          CompuServe AT 70700,630.
  2389.  
  2390.  
  2391.  
  2392.  
  2393.  
  2394.  
  2395.          
  2396.                         
  2397.  
  2398.                                  Page 38
  2399.  
  2400.  
  2401.